PRIĖMIMAS Į DARBĄ

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS DOKUMENTŲ VALDYMO POSKYRIO

VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS

PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus (toliau – skyrius) Dokumentų valdymo poskyrio (toliau – poskyris) vyriausiasis specialistas (toliau – vyriausiasis specialistas) yra karjeros valstybės tarnautojas.

2. Pareigybės lygis – A.

3. Pareigybės kategorija – 11.

II SKYRIUS

PASKIRTIS

4. Vyriausiojo specialisto pareigybė reikalinga organizuoti pagal teisės aktus savivaldybėms priskirtų archyvinių dokumentų tvarkymą ir saugojimą, Panevėžio miesto savivaldybės (toliau – Savivaldybė) archyvo veiklą, planuoti ir organizuoti Savivaldybės dokumentų tvarkymą ir saugojimą, organizuoti ir kontroliuoti Savivaldybės įmonių, įstaigų, kurių steigėja yra Savivaldybė, dokumentų valdymą.

III SKYRIUS

VEIKLOS SRITIS

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo specialiosios veiklos srities – valstybės savivaldybėms pagal teisės aktus priskirtų archyvinių dokumentų tvarkymo užtikrinimo – funkcijas.

IV SKYRIUS

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

6. Vyriausiasis specialistas turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

6.1. turėti aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą išsilavinimą;

6.2. turėti ne mažesnę kaip 1 metų archyvinių dokumentų tvarkymo patirtį;

6.3. būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais vietos savivaldą, viešąjį administravimą, dokumentų valdymą, išmanyti Lietuvos Respublikos valstybinės kalbos įstatymą, Valstybinės lietuvių kalbos komisijos nutarimus ir kitus teisės aktus, reikalingus priskirtoms funkcijoms vykdyti;

6.4. gebėti savarankiškai planuoti savo veiklą, mokėti kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, rengti išvadas;

6.5. mokėti dirbti kompiuteriu (MS Office programomis).

V SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

7. Vyriausiasis specialistas vykdo šias funkcijas:

7.1. dalyvauja planuojant ir organizuojant archyvo darbą;

7.2. fiziniams ir juridiniams asmenims, perduodantiems dokumentus Savivaldybės archyvui, teikia metodinę informaciją dokumentų tvarkymo, bylų sudarymo klausimais;

7.3. teikia informaciją fiziniams ir juridiniams asmenims archyvo veiklos klausimais;

7.4. teikia metodinę informaciją dokumentų saugojimo, tvarkymo, naikinimo ir komplektavimo klausimais Savivaldybės padaliniams, biudžetinėms įstaigoms;

7.5. priimant teisės aktų nustatyta tvarka miesto likviduojamų įstaigų, įmonių, organizacijų ir fizinių asmenų (kai nėra tiesioginių funkcijų perėmėjų) veiklos dokumentus saugoti, paskirsto užduotis ir atsakomybę archyvo darbuotojams;

7.6. užtikrina likviduotų įstaigų, įmonių, organizacijų ir fizinių asmenų dokumentų tvarkymą ir saugojimą Savivaldybės archyve;

7.7. užtikrina laikiną ir ilgalaikį dokumentų saugojimą Savivaldybės archyve;

7.8. rengia ir išduoda archyvines pažymas Savivaldybės archyvui perduotų saugoti Savivaldybės ir nutraukusių veiklą Savivaldybės biudžetinių įstaigų dokumentų pagrindu;

7.9. teisės aktų nustatyta tvarka derina Savivaldybės įmonių, įstaigų, kurių steigėja yra Savivaldybė, kasmetinius dokumentacijos planus ir kitus dokumentų valdymo dokumentus, kontroliuoja jų vykdymą;

7.10. tvirtina ir išduoda Savivaldybės archyvui perduotų saugoti dokumentų kopijas, išrašus;

7.11. teisės aktų nustatyta tvarka Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje (EAIS) rengia ir derina Savivaldybės dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, registrų sąrašą, bylų apyrašų sąrašą, Savivaldybės nuolat ir ilgai saugomų bylų apyrašus, Savivaldybės administracijos veiklos, istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažymas;

7.12. organizuoja archyvinių dokumentų perdavimą valstybei saugoti, EAIS rengia ir derina dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigė, nurašymo ir naikinimo aktus;

7.13. kontroliuoja ir atnaujina Savivaldybės archyvo teikiamų administracinių paslaugų aprašymus ir (atsako už / organizuoja) jų teikimą e. paslaugų sistemoje;

7.14. teisės aktų nustatyta tvarka rengia archyvo duomenis dėl atsiskaitymo už valstybės perduotą savivaldybėms priskirtų archyvinių dokumentų tvarkymo funkcijos atlikimą ir valstybės biudžeto asignavimų poreikio šiai funkcijai atlikti;

7.15. priima Savivaldybės struktūrinių padalinių ir atskirų darbuotojų sudarytas ir sutvarkytas nuolat ir ilgai saugomų dokumentų bylas;

7.16. nustatyta tvarka perduoda archyvinius dokumentus saugoti Panevėžio apskrities archyvui;

7.17. dalyvauja Savivaldybės dokumentų ekspertų komisijos darbe, prireikus atlieka komisijos sekretoriaus pareigas;

7.18. kontroliuoja dokumentų tvarkymo ir saugojimo būklę Savivaldybės archyve, Savivaldybės tarybos sekretoriate ir administracijos skyriuose, prireikus teikia išvadas ir pasiūlymus skyriaus vedėjui ir Savivaldybės administracijos vadovams;

7.19. priima fizinių ir juridinių asmenų prašymus archyvo pažymoms gauti;

7.20. pasirašo archyvo išduodamas pažymas, siunčiamuosius raštus;

7.21. pagal kompetenciją dalyvauja Tarybos, Kolegijos, Komitetų, darbo grupių ir komisijų veikloje;

7.22. nagrinėja Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių, fizinių ir juridinių asmenų pareiškimus, pranešimus, prašymus, skundus savo kompetencijos klausimais, rengia atsakymus į juos;

7.23. poskyrio ar skyriaus vedėjo pavedimu rengia ir teikia skyriaus ar poskyrio vedėjui ataskaitas pagal savo atliekamas funkcijas;

7.24. rengia, tikslina viešųjų pirkimų ar mažos vertės prekių, paslaugų pirkimų technines sąlygas, užduotis ir kitus dokumentus, vykdant pirkimus, susijusius su šiai pareigybei priskirtomis funkcijomis;

7.25. rengia sutarčių, papildomų susitarimų prie sutarčių projektus, susijusius su šiai pareigybei priskirtomis funkcijomis;

7.26. teikia paklausimus ir nustatyta tvarka gauna informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų bei viešųjų registrų savo kompetencijos klausimais;

7.27. pagal kompetenciją atstovauja Savivaldybei institucijose, įmonėse, įstaigose, organizacijose;

7.28. kontroliuoja sutarčių, papildomų susitarimų prie sutarčių, Savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių, administracijos direktoriaus įsakymų, susijusių su šiai pareigybei priskirtomis funkcijomis, vykdymą;

7.29. pavaduoja kitą vyriausiąjį specialistą, esant tarnybinei būtinybei, pavaduoja vyresniuosius archyvarus;

7.30. teikia pasiūlymus dėl viešųjų darbų Savivaldybės archyve planavimo, kuruoja jų vykdymą;

7.31. vykdo administracijos vadovų, skyriaus ir poskyrio vedėjo nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kad būtų užtikrinama Savivaldybės archyvo veikla.

VI SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

8. Vyriausiasis specialistas tiesiogiai pavaldus poskyrio vedėjui.

___________________________